Hoe houd ik een vergadering kort
Document acties
- Tijdshoeveelheid 30 minuten
- Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Benodigdheden
- Heldere agenda
- Actieve houding als voorzitter
- Klok of horloge
- Een goede vergaderruimte
- Notulist (optioneel)
- Presentatiemiddelen (optioneel)
Stappen
-
Stel de tijdsduur vast
Een vergadering kan eindeloos duren. Stel daarom van tevoren een tijdsduur vast. Probeer deze tijdsduur zo kort mogelijk te houden, denk bijvoorbeeld aan een half uur of een uur. Communiceer deze tijdsduur vooraf nadrukkelijk richting de deelnemers.
-
Beperk het aantal deelnemers
Met een grote groep mensen kun je niet effectief of kort vergaderen. Beperk daarom het aantal deelnemers tot het absolute minimum. Kijk bijvoorbeeld alleen naar afdelinghoofden of direct betrokkenen bij een project. Streef ernaar om met maximaal 5 tot 8 mensen te vergaderen.
-
Stel een heldere agenda op
Tijdens de vergadering zullen bepaalde punten besproken worden. Dit kunnen vaste punten zijn, maar het kunnen ook nieuwe items zijn. Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers zo goed mogelijk deelnemen aan de vergadering, is het belangrijk een heldere agenda op te zetten. Zet de punten die besproken worden duidelijk uiteen en geef ook direct aan hoeveel tijd er beschikbaar is voor ieder punt.
Stuur deze agenda vooraf aan alle deelnemers door. Mochten de deelnemers nog aanvullende punten hebben, dan kun je vooraf besluiten of je die wel of niet mee wilt nemen in deze vergadering. -
Schakel mobieltjes uit
Tijdens een vergadering moeten alle deelnemers gefocust zijn en actief deelnemen. Schakel daarom mobiele telefoons uit. Of beter nog: neem ze niet mee de vergaderzaal in. Zo voorkom je dat er plotseling een vervelende ringtone door de ruimte schalt, of een verveelde deelnemer tóch even zijn of haar mail gaat checken.
-
Zorg dat de vergaderruimte gereed is
Een effectieve, korte vergadering begint precies op het aangegeven tijdstip. Zorg er dus voor dat de vergaderruimte voor die tijd gereed is. Regel (indien nodig) koffie en thee en zorg ervoor dat de beamer of het presentatiescherm werken. Zodra alle deelnemers binnen zijn, kun je direct hun aandacht pakken en vasthouden.
-
Stel je op als actieve voorzitter
Jij bent verantwoordelijk voor een productieve en korte vergadering. Stel je dus op als een actieve voorzitter. Geef mensen het woord, vat conclusies samen, zorg ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt om evenveel te zeggen en bewaak de klok. Een goede voorzitter zorgt ervoor dat een vergadering soepeltjes verloopt en een uitstekend resultaat oplevert.
-
Houd de tijd in de gaten
In de agenda heb je al aangegeven hoeveel tijd er voor de bespreking van ieder punt beschikbaar is. Tijdens de vergadering is het zaak scherp op die tijd te letten. Als het tijd is om door te schuiven naar een volgend onderwerp, dan rond je het punt af met een samenvattende conclusie en/of door aan te geven wie nog iets moet regelen vóór de volgende vergadering. Rond een punt altijd écht af, met het plannen van een vervolgstap of een einde!
-
Werk eventuele notulen direct uit
Mochten er bij de vergadering notulen zijn gemaakt, dan is het zaak die direct uit te werken, zodat ze uiterlijk de volgende dag aan alle deelnemers kunnen worden verstuurd. Hierin zet je onder andere de afspraken die gemaakt zijn en de taken die nog voltooid moeten worden. Deze notulen kun je weer als uitgangspunt gebruiken voor de volgende vergadering!
-
Houd de rondvraag kort
Aan het einde van een vergadering kun je nog tijd inplannen voor een rondvraag. Houd deze echter altijd kort. Als er niet direct (kort) antwoord kan worden gegeven op een vraag, kun je deze beter als agendapunt opnemen in de volgende vergadering. Wanneer je - afhankelijk van het aantal deelnemers en de duur van je vergadering - ongeveer vijf tot zeven minuten reserveert voor je rondvraag, heb je ruim voldoende.
Do's
- Probeer eens te vergaderen met statafels; dit zorgt ervoor dat mensen meer alert zijn
- Laat mobiele telefoons buiten de vergaderruimte
- Zet een agenda op
- Beperk de duur van de vergadering
Don'ts
- Ga niet oneindig lang door over één punt, maar hak knopen door
- Voeg geen nieuwe agendapunten toe tijdens de vergadering; die zijn de volgende keer aan de beurt
