Persoonlijke hulpmiddelen
Home » Werk & carrière » Timemanagement » Hoe stel ik prioriteiten

Hoe stel ik prioriteiten

Document acties
  • Tijdshoeveelheid 1 uur
  • Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Als je iets wilt, dan moet je voldoende aandacht schenken aan je prioriteiten. Maar hoe ontdek je wat je prioriteiten zijn, of bepaal je wat je prioriteiten zijn? Ga er eens voor zitten en kijk wat voor jou het belangrijkst is en controleer of je daar ook daadwerkelijk voldoende aandacht aan geeft.

Hoedoe door: Adine Versluis

Bekijk het profiel van Adine Versluis
Aantal Hoedoes: 478


Benodigdheden

  • Pen en papier
  • Tijd
  • Optioneel: inspirerend materiaal, bijvoorbeeld een stapel tijdschriften

Stappen

  1. Maak een lijst

    Voor je prioriteiten kunt stellen, moet je helder in kaart brengen wat je allemaal moet doen. Het kan zijn dat je veel werk op je bordje hebt liggen en daar wat orde in wilt scheppen. Het kan ook zijn dat je helemaal 'bij' bent, maar een groots doel hebt en duidelijk wilt krijgen welke prioriteiten je moet aanhouden om daar op een zo effectief mogelijke manier te komen.

    Wat je doel ook is; overzicht is het belangrijkst. Maak daarom een lijst met alle dingen die je nog moet doen. Neem echt even de tijd om deze lijst te maken; vaak bedenk je steeds weer extra dingen. De lijst moet zo compleet mogelijk zijn, om ook zo duidelijk mogelijk je prioriteiten in beeld te krijgen.

  2. Deel de taken in op belang

    Voormalig president Eisenhower ontwikkelde de prioriteitenmatrix. Dit is een handig hulpmiddel om te bepalen welke stappen zinvol zijn. De matrix bestaat uit vier kwadranten:

    • Belangrijk en dringend
    • Belangrijk en niet dringend
    • Onbelangrijk en dringend
    • Onbelangrijk en niet dringend


    Probeer je taken allemaal in te delen in één van deze kwadranten. De taken in het eerste kwadrant eisen vaak meteen je aandacht op en zijn ook nog eens belangrijk. De taken in het tweede kwadrant blijven vaak liggen, maar zijn wel belangrijk voor het bereiken van je doel. De onbelangrijke en dringende taken vragen je aandacht, maar dragen niet bij aan je doel. De onbelangrijke en niet dringende taken zijn vaak tijdverspilling; ze dragen niet bij aan je doel en zijn ook niet dringend. Elke vorm van Studie- of Werk Ontwijkend Gedrag kan hierin samengevat worden.

  3. Bekijk het overzicht

    Bekijk nu eens goed het overzicht. Als je goed bezig bent, zul je de lijst in het eerste kwadrant zo kort mogelijk hebben en merk je dat je dagelijks wat afstreept uit het tweede kwadrant. Voor de meeste mensen is dat echter niet het geval; zij worden zo in beslag genomen door de taken uit het eerste kwadrant, dat de taken uit het tweede kwadrant - en dus het uiteindelijke doel - blijven liggen.

    Bedenk eens wat je anders kunt doen. Neem hierin ook het derde en vierde kwadrant in mee. Het derde kwadrant kun je leger maken door vaker 'nee' te zeggen en zaken uit te besteden of taken te delegeren. Activiteiten in het vierde kwadrant kun je beter vervangen door dingen die niet dringend zijn, maar wel belangrijk.

    Kortom: probeer zoveel en evenwichtig mogelijk te werken in het eerste en tweede kwadrant.

  4. Stel doelen

    Je hebt waarschijnlijk doelen, of je wilt doelgericht gaan werken. Anders hoefde je geen prioriteiten te stellen. Zet die doelen eens helder op papier. Als je meerdere doelen hebt, dan kun je ze onderverdelen in doelen voor de korte en doelen voor de lange termijn. Stel ze wel volgens de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden.

  5. Vergelijk je doelen met je prioriteiten

    Bekijk nu alle taken in je prioriteitenmatrix nog eens in het licht van je doelen. Zijn alle doelen in het eerste en tweede kwadrant wel echt belangrijk? En zijn alle doelen in het eerste en derde kwadrant wel echt dringend? Het kan misschien wel zo voelen, maar is het ook werkelijk zo, als je je doel erbij in je achterhoofd houdt?

    Als het goed is wordt nu al duidelijker waar je je aandacht op moet richten én vallen er weer wat taken af die uiteindelijk toch niet zo relevant voor je zijn. Dit maakt het stellen van prioriteiten weer makkelijker.

  6. Stel je prioriteiten

    Stel nu aan de hand van je prioriteitenmatrix en je doel je prioriteiten. Zorg ervoor dat de activiteiten in het eerste en tweede kwadrant het hoogst op je lijstje voorkomen. Die moet je het eerst afmaken, want die zijn het belangrijkst. Zorg voor een goede verdeling tussen dringend en niet dringend, dat voorkomt dat belangrijke, niet dringende taken te lang blijven liggen.

  7. Werk je prioriteiten bij

    Een prioriteitenlijst is geen statische lijst; er komen nieuwe taken bij en er zullen taken afvallen. Gebruik de lijst die je zojuist gemaakt hebt als basis en vraag jezelf bij elke taak af:

    • Moet er iets gedaan worden?
    • Ben jij degene die het moet doen?
    • Is dit de beste taak om uit te voeren, of is er een alternatief?
    • Moet het nu?
    • MOET het echt? Of hoeft het eigenlijk niet?

    Afhankelijk van het antwoord op die vragen, zet je elke taak weer op de juiste plek in je prioriteitenlijst. De lijst kun je vervolgens weer gebruiken als basis voor je dagplanning, zodat je letterlijk bepaalde tijdvakken kunt vrijmaken voor het uitvoeren van je taken.

Do's

  • Probeer een rustig plekje op te zoeken, zodat je je echt even goed kunt concentreren
  • Maak aantekeningen, zodat je die er later ook weer eens bij kunt pakken
  • Oefen in het stellen van prioriteiten, dan wordt het steeds makkelijker

Don'ts

  • Ga niet uit van prioriteiten die 'maatschappelijk geaccepteerd' zijn, maar kijk wat echt voor jou het belangrijkst is
  • Laat je prioriteiten niet opdringen; jij bepaalt uiteindelijk wat je met je tijd doet

Bron

Meer uitleg

Hoedoeners in de spotlight
Irene de Vette
Lid sinds: 19 juni 2008
Aantal Hoedoes: 78
Cindy Kamstra
Lid sinds: 18 juni 2008
Aantal Hoedoes: 86
Erik Weijers
Lid sinds: 26 maart 2008
Aantal Hoedoes: 42
Wil je ook schrijven voor Hoedoe?
Meld je aan!