Hoe schrijf ik een brief in het Engels

Hoedoe door: Bastienne Wentzel

Bekijk het profiel van Bastienne Wentzel
Aantal Hoedoes: 59

Benodigdheden

• Computer
• Woordenboek Nederlands-Engels
• Papier
• Printer
• Envelop
• Postzegel
• Pen

Stappen

1. Schrijf een briefhoofd

   Bovenaan de brief staat het briefhoofd. Eerst wordt de afzender genoemd. Vaak (maar niet altijd) staat die rechts boven en rechts uitgelijnd, met direct daaronder de datum. De datum komt in de vorm ‘September 26, 2008’. Het is niet gebruikelijk de plaatsnaam te noemen bij de datumregel. Na een regel wit volgt de adressering die aan de linkerkantlijn staat en links uitgelijnd is. Sla weer een regel over en start de aanhef.

2. Schrijf de aanhef

   ‘Dear’ is in de meeste gevallen goed. Schrijf ‘Dear Sir or Madam: ‘ (inclusief de dubbele punt, dus geen komma!) als je niet weet naar wie je schrijft. Gebruik anders Dr. Mr. Ms. Mrs. of Miss met eventueel de achternaam erachter. Gebruik voor een vrouw altijd Ms. tenzij je expliciet is gevraagd of duidelijk gemaakt om Mrs. of Miss te gebruiken. ‘Dear [voornaam]: ’ kan alleen als je de persoon goed kent.

3. Schrijf de eerste alinea

   Net als in het Nederlands heeft een zakelijke Engelse brief meestal één duidelijk onderwerp. De structuur van de brief is eenvoudig. Start met een referentie naar de reden waarom je schrijft. Bijvoorbeeld: Thank you for your letter of March 5^th.

   Schrijf vervolgens op waarom je schrijft: I am writing to inquire about / apologize for / confirm ...

4. Schrijf de kern van de brief

   De tweede alinea is de kern van de tekst waarin je de aanleiding uitlegt en precies aangeeft wat er aan de hand is of wat je wilt bereiken. Dit kan ook twee alinea’s beslaan, maar houd het kort. Gebruik het persoonlijk voornaamwoord ‘we’ alleen als het over zaken gaat waar je hele bedrijf achter staat. Gebruik anders ‘I’. Je kunt de ander in het Engels zonder problemen met ‘you’ aanspreken. Schrijf actief; gebruik niet te veel passieve zinsconstructies als ‘it is estimated...’ ‘your project was reviewed’. Schrijf in plaats daarvan 'the team estimated’ en ‘I reviewed your project’.

5. Schrijf het slot

   Het slot moet duidelijk weergeven welke acties er volgen of wat er van de geadresseerde verlangd wordt. Een paar voorbeelden zijn:

   ·      Requesting - Could you possibly…? I would be grateful if you could…

   ·      Agreeing to Requests - I would be delighted to

   ·      Giving Bad News - Unfortunately / I am afraid that …

   ·      Enclosing Documents - I am enclosing / Please find enclosed / Enclosed you will find …

    Sluit af met een van de volgende opmerkingen:

   ·      Closing Remarks - Thank you for your help Please contact us again if we can help in any way. / …if there are any problems. / …if you have any questions.

   ·      Reference to Future Contact - I look forward to ... / hearing from you soon. / … meeting you next Tuesday.

    Onderteken met

   ·      Yours faithfully – als de persoon geheel onbekend is

   ·      Yours sincerely – als je de naam van de geadresseerde kent.

   ·      Best wishes / best regards – als je naar een goede bekende of vriend schrijft

6. Verstuur de brief

   Zorg dat je brief er zeer verzorgd uitziet. Doorhalingen en verbeteringen kunnen niet, de print moet netjes en recht zijn, taalfouten moeten er allemaal uit. Gebruik veel witregels en grote marges, maar zorg dat alles liefst op één pagina past. Maak vervolgens een kopie en bewaar die bij je eigen administratie. Adresseer de envelop identiek aan de brief of gebruik een envelop met venster.

Do's

• Laat veel regels wit en gebruik grote marges
• Controleer je taalgebruik en spelling extra goed
• Spreek een vrouw altijd met Ms. aan tenzij expliciet is gevraagd om Mrs. of Miss te gebruiken

Don'ts

• Een komma na de aanhef gebruiken. Daar staat in het engels een dubbele punt (een colon)
• Passieve zinsconstructies gebruiken

Meer uitleg

• Voorbeelden van brieven
• Uitgebreide uitleg van de stappen