Persoonlijke hulpmiddelen
Home » Werk & carrière » Administratie & organisatie » Hoe houd ik controle over mijn mailbox
5

Hoe houd ik controle over mijn mailbox

Document acties
  • Tijdshoeveelheid 2 uren
  • Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Hoe houd ik controle over mijn mailbox
Veel werknemers worden dagelijks overspoeld door e-mails. Bij velen leidt deze vloedgolf van electronische post tot grote werkstress. Hoe krijg je je digitale post weggewerkt, zonder erin te verzuipen? Discipline en structuur helpen je om je mailbox de baas te worden.

Hoedoe door: Marieke van Oosterhout

Bekijk het profiel van Marieke van Oosterhout
Aantal Hoedoes: 24


Benodigdheden

  • Computer
  • E-mailaccount

Stappen

  1. Breng structuur aan

    Begin met de huidige mail in je inbox op te ruimen: maak mappen aan waarin je je ingekomen en verzonden berichten archiveert. Dit kan op onderwerp zijn, maar ook op klant of project. Een handige methode om je mappen te rangschikken is door cijfers voor de naam van de map te zetten (01 Schoonschip BV, 02 Baas in eigen box BV, enz.) Je kunt binnen deze mappen ook weer submappen maken. Ben je niet zo handig met de computer, vraag dan iemand van de afdeling IT of een handige neef je te helpen. Dit geldt ook voor stap 2.

  2. Stel filters in

    Stel je e-mailprogramma zo in dat bepaalde e-mails vanzelf in de juiste map terechtkomen. Dit kun je bijvoorbeeld instellen voor cc’s of voor nieuwsbrieven. In Outlook is deze mogelijkheid te vinden onder de Wizard-functie. Zo loopt je inbox niet vol en houd je overzicht.

  3. Check je e-mail op vaste momenten

    'You've got mail!', verschijnt ineens op je scherm. Ah! Een nieuwe mail. Snel tover je je inbox tevoorschijn om te zien wat er nu weer in je digitale brievenbus is bezorgd. Een e-mailmelder is hartstikke handig, maar steeds je mail bekijken op het moment dat het envelopje onderin je scherm knippert, haalt je telkens uit je concentratie en is erg tijdrovend. Stop daarmee en verwerk je mail twee tot driemaal op een dag, bijvoorbeeld ’s ochtends bij binnenkomst, na de lunch en nog een keer in de loop van de middag. Zet je e-mailmelder de rest van de dag uit. Uit eigen ervaring weet ik dat dit niet eenvoudig is, maar na verloop van tijd raak je er aan gewend en wil je niet anders meer.

  4. Handel je mail meteen af

    Ga eens voor jezelf na: hoeveel keer lees jij een bericht voordat je er iets mee doet? Een, twee, vijf keer?
    Gemiddeld wordt een e-mailbericht vier keer door de ontvanger gelezen, voordat het daadwerkelijk wordt afgehandeld. Stop daarmee en bepaal vanaf nu na het lezen van een e-mailbericht direct wat je er mee doet. Verwijder een bericht als je er niets mee kunt  (spam, e.d.), archiveer het als je het wilt bewaren en stuur een antwoord als de afzender dat van je verlangt (en vergeet na het beantwoorden het bericht niet te verwijderen of te archiveren). Zet taken meteen in je agenda of in je takenlijst.

    Als je dit consequent doet, zal je merken dat je een goed overzicht hebt over alles wat speelt, waardoor het veel simpeler wordt om prioriteiten te stellen en je doelen te behalen.

  5. Pleeg regelmatig onderhoud

    Ruim wekelijks tijd in voor een kleine onderhoudsbeurt aan je inbox. Check of de filters nog goed werken. ruim oude mail op en leeg je prullenbak. Als je dit consequent doet, blijven je mappen zonder al te veel moeite actueel, voorkom je dat je computer steeds trager wordt en het allerbelangrijkst: je houdt je hoofd leeg.

Do's

  • Formuleer je e-mail helder en beknopt, zodat de ontvanger direct begrijpt wat je bedoelt. Zo voorkom je onnodig heen en weer ge-email.
  • Vermeld het als een bericht slechts ter informatie is bedoeld.
  • Handig voor je archief: schrijf in de onderwerpregel duidelijk wat de inhoud van de e-mail is.
  • Maak afspraken met collega's over de afhandeling van e-mail tijdens afwezigheid.

Don'ts

  • Veel inboxen slibben dicht door enorme hoeveelheden onnodige cc'tjes. Stuur niet iedereen 'voor de zekerheid' een cc'tje, maar wees selectief.

Bron

Boek 'Efficiënt e-mailen' van personal organiser Denise Hulst (Uitgeverij Spectrum (2007) en het boek 'De e-mailjungle' van Annerieke Broekema en Liset Ratelband (Sdu UItgevers bv, 2006).

Meer uitleg

Populairste Hoedoes
Hoe houd ik controle over mijn mailbox
Hoedoeners in de spotlight
Gigi Schuiten
Lid sinds: 3 juni 2008
Aantal Hoedoes: 7
Petra Megens
Lid sinds: 9 juni 2008
Aantal Hoedoes: 17
Renate Boogvrouw
Lid sinds: 11 april 2008
Aantal Hoedoes: 14
Wil je ook schrijven voor Hoedoe?
Meld je aan!