Persoonlijke hulpmiddelen
Home » Werk & carrière » Administratie & organisatie » Hoe kan ik documenten digitaliseren?

Hoe kan ik documenten digitaliseren?

Document acties
  • Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Documenten digitaliseren is een onmisbaar onderdeel van het alledaagse kantoorleven geworden. Maar welke stappen kunt u het best ondernemen om ervoor te zorgen dat het gehele proces van documenten digitaliseren naar behoren verloopt?

Hoedoe door: Arend de Vries

Bekijk het profiel van Arend de Vries
Aantal Hoedoes: 53


Stappen

  1. Stap 1: Werkprocessen automatiseren

    Hoe georganiseerd uw kantoor ook is, het valt vaak op dat facturen en andere documenten worden aangeleverd op papier of een formaat dat moeilijk in uw werkproces te integreren is. Hierdoor kost het u niet alleen veel tijd, maar ook veel geld om documenten te converteren, indexeren en organiseren zodat ze op de juiste plek in uw applicatie kunnen worden opgeslagen. U wilt het liefst het proces om uw documenten te digitaliseren zo spoedig mogelijk laten verlopen. Dit kunt u gemakkelijk doen door een effectieve en eenduidige automatisering van uw werkprocessen door te voeren. Zo zorgt u ervoor dat de productiviteit wordt verhoogd en tegelijkertijd de operationele kosten dalen. Wat wilt u nog meer?

  2. Stap 2: Zorg voor een geïntegreerde scanfunctie

    Documenten digitaliseren is van groot belang in het tegenwoordige alledaagse kantoorleven. Dit is de reden waarom veel multifunctionals standaard zijn uitgerust met geïntegreerde scanfuncties waarmee u niet alleen eenvoudig, maar vooral ook snel documenten kunt digitaliseren. Hierbij hebben we het over documenten digitaliseren naar PDF-, TIFF- of JPEG-formaat. Het voordeel hiervan is vooral dat de verschillende digitale documenten gemakkelijk kunnen worden verzonden voor verdere verwerking. Zo loopt het steeds meer op rolletjes op uw werkplek! 

  3. Stap 3: Maak gebruik van standaardoplossingen

    Voor een aantal van deze applicaties zijn er standaardoplossingen die snel en eenvoudig kunnen worden geïmplementeerd binnen uw bedrijfsproces en -omgeving. Hierdoor kunt u aanzienlijk besparen in tijd en geld en uiteindelijk bedrijfsprocessen efficiënter inrichten. Om het proces documenten digitaliseren nog gemakkelijker te laten verlopen, kunt u ervoor zorgen deze standaardconcepten speciaal voor uw bedrijfsproces verder te optimaliseren. 

Hoedoeners in de spotlight
Gigi Schuiten
Lid sinds: 3 juni 2008
Aantal Hoedoes: 7
Bastienne Wentzel
Lid sinds: 9 juni 2008
Aantal Hoedoes: 60
Irene Herbers
Lid sinds: 7 mei 2008
Aantal Hoedoes: 54
Wil je ook schrijven voor Hoedoe?
Meld je aan!