Hoe gebruik ik Excel
Document acties
- Tijdshoeveelheid 7 dagen
- Moeilijkheidsgraad: uitdagend
Benodigdheden
- Computer
- Excel
- Gegevens die je wilt verwerken (optioneel, je kunt ook met fictieve gegevens oefenen)
Stappen
-
Een document aanmaken, opslaan en sluiten
Het aanmaken van een document in Excel is eenvoudig. Klik in de titelbalk op Bestand > Nieuw werkblad. Vervolgens opent zich een document zoals je hiernaast ziet (dit is de Mac-versie van Excel; de Windows-versie kan er anders uitzien).
Dit is je werkboek. Onderaan zie je ‘Sheet1’ en ‘Sheet2’ en ‘Sheet3’. Dit zijn je tabbladen. Hiermee kun je in hetzelfde document verschillende ‘interne’ documentjes maken. Door op de tabs te klikken open je het bewuste tabblad. Om het document op te slaan klik op je Bestand > Opslaan. Er opent zich nu een scherm waarin je aan kunt geven waar je het document wilt opslaan en hoe je het wilt noemen. Om het document te sluiten klik je op het kruisje of het rode stipje of selecteer je Bestand > Sluiten.
-
Maak een tabel
In Excel kun je eenvoudig een tabel maken. In het voorbeeld dat je hiernaast ziet hebben we voor de hele maand juli ingevuld hoeveel stuks van welke soort groenten en fruit er verkocht zijn bij Supermarkt Bakker. Door een cel te selecteren heb je de mogelijkheid tekst in te voeren. Als je alle tekst hebt ingevoerd en deze – zoals bijvoorbeeld het rijtje met groenten en fruit – op alfabetische volgorde wilt zetten, dan selecteer je het gedeelte dat je op alfabetische volgorde wilt zetten en klik je op de afbeelding met A → Z, net onder de titelbalk.
-
Voorzie de tabel van omlijning en kleur
De tabel is natuurlijk overzichtelijker als je hem duidelijk indeelt door middel van lijnen en kleuren. Hiervoor gebruik je de gereedschappen Vulling > Kleur en Rand voor in het gereedschapspalet. Selecteer eerst het gedeelte dat je wilt omlijnen en geef aan welke omlijning je hierom wilt plaatsen. Selecteer vervolgens de cellen die je een speciale kleur wilt geven en klik op Vulling > Kleur. Hier kun je een kleur naar wens selecteren.
-
Maak een optelsom
Als je wilt weten wat het totale aantal verkochte producten per week was, kun je hiervoor een formule gebruiken. Voor een opstelsom gebruik je de formule sum(cellen+cellen). In als je in dit geval voor week 27 een optelsom wilt maken selecteer je cel B9 en vul je bovenin de formulebalk het volgende in: = sum(B2:B8). Als je alleen een optelsom wilt maken van cel B2 en B8 dan voer je = sum(B2+B8) in. Als je nu op enter drukt zie je de uitkomst verschijnen.
-
Kopieer de formule
Je kunt nu voor iedere andere week dezelfde formule invoeren, maar je kunt de formule ook kopiëren. Selecteer hiervoor eerst cel B9. Je wilt de formule kopiëren naar de cellen C9, D9, E9 en F9. Als je cel B9 geselecteerd hebt zie je onderin een blauw vierkantje staan. Hier klik je op en terwijl je je muisknop ingedrukt houdt sleep je dit vierkantje groter, zodat het helemaal valt over de in te vullen cellen. Als je je muisknop weer loslaat, dan zie je dat ook de aantallen van de overige vier weken zijn opgeteld.
-
Kopieer de tabel
Als je de tabel ook voor iets anders wilt gebruiken, bijvoorbeeld het invullen van de verkopen van de zuivelafdeling, dan kun je de tabel in zijn geheel kopiëren. Selecteer hiervoor cel A1 tot en met F9. Selecteer Bewerken > Kopiëren. Ga vervolgens op cel A17 staan en selecteer Bewerken > Plakken. Je tabel staat nu nog een keer in je document. Door weer op de afzonderlijke cellen te staan kun je de tekst wijzigen. De formules blijven hetzelfde en de inhoud van de cellen past zich automatisch aan als jij de aantallen aanpast.
-
Maak een grafiek
Je kunt van je tabel eenvoudig een grafiek maken met de functie Invoegen > Grafiek. Er opent zich nu een eenvoudige Wizard waarmee je binnen een paar stappen een grafiek kunt maken. Selecteer het type grafiek dat je wilt maken, geef de grafiek en de assen een naam en kies of je de grafiek op een nieuwe sheet wilt plaatsen, of op je huidige sheet. Als je op Klaar drukt, dan wordt de grafiek automatisch aangemaakt.
-
Blijf oefenen
Met het oefenen van de bovenstaande handelingen heb je een aantal basisvaardigheden opgedaan. Het programma biedt echter onuitputtelijke mogelijkheden voor allerlei vormen van gegevensverwerking. Neem daarom af en toe de tijd om weer wat nieuwe dingen te ontdekken. Je zult merken dat je al snel niet meer zonder het programma kunt!
Do's
- Oefen regelmatig
- Sla je bestanden na iedere belangrijke wijziging op
Don'ts
- Druk niet zomaar op de ‘Print’ knop als je een document met veel Sheets open hebt; het programma stuurt dan alle bladzijden naar de printer
- Wacht niet te lang met het opslaan van documenten, als je computer om een of andere reden vastloopt heb je niets meer
