Persoonlijke hulpmiddelen
Home » Werk & carrière » Freelance » Hoe schrijf ik een factuur

Hoe schrijf ik een factuur

Document acties
  • Tijdshoeveelheid 1 uur
  • Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Dagen, weken of zelfs maanden lang heb jij lopen zweten op een opdracht. De opdracht is verstuurd en de opdrachtgever is tevreden. Hij blij en jij blij, want nu komt het leukste aan het werk als freelancer...het versturen van de factuur. En laat een factuur nu niet iets zijn waar een opdrachtgever om zit te springen. Dat betekent namelijk dat hij moet gaan betalen. Zorg er daarom voor dat je factuur niet leidt tot ergernis: hij moet duidelijk, verzorgd en correct zijn.

Hoedoe door: Noortje van Dorp

Bekijk het profiel van Noortje van Dorp
Aantal Hoedoes: 125


Benodigdheden

  • Offerte (of e-mail met (prijs)afspraken)
  • Factuursjabloon
  • Computer
  • Rekenmachine

Stappen

  1. Ga voor duidelijkheid

    Niets is irritanter dan een factuur waar je niet goed op kunt vinden wat het te betalen bedrag is en op welk rekeningnummer dit moet worden overgemaakt. Voorkom irritaties en stuur een duidelijke factuur. Vermeld alleen de gegevens die nodig zijn. Een factuur heeft bijvoorbeeld geen aanhef, slechts een omschrijving van de geleverde goederen/diensten en het verschuldigde bedrag. Gebruik een factuursjabloon met je logo en mooi briefpapier om overtuigend over te komen. Factureer klantvriendelijk!

  2. Vermeld de verplichte gegevens

    Sinds januari 2004 zijn er nieuwe Europese regels voor het opmaken en versturen van een factuur. Zo moet je factuur altijd zijn voorzien van een aantal verplichte gegevens. Dit zijn:
    •    de (verstuur)datum
    •    (uniek) factuurnummer
    •    KvK-nummer (als je ingeschreven staat bij de Kamer van
          Koophandel)
    •    (eventueel) BTW-nummer
    •    NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats) van jou en je
          opdrachtgever
    •    Omschrijving van de geleverde goederen/diensten (hieruit
          moet blijken of er BTW geheven moet worden of niet)
          -> lees stap 4
    •    Datum/periode waarin de goederen of diensten geleverd zijn
    •    Prijs exclusief en inclusief BTW (met daarbij genoemd het
          toegepaste BTW-tarief)

  3. En de gegevens voor het gemak

    Goed, je factuur moet dus voldoen aan een aantal verplichtingen (zie vorige stap). Maar daarnaast kan je ook rekening houden met het gemak voor de ontvanger. Vermeld bijvoorbeeld duidelijk je rekeningnummer, zodat je opdrachtgever daar niet achteraan hoeft te bellen. Noem ook de betalingstermijn, om verzekerd te zijn van een betaling binnen een bepaalde periode. Ben je niet BTW-plichtig, dan is dit raadzaam om ook op de factuur te vermelden.

  4. Geef een duidelijk overzicht van de geleverde goederen/diensten

    Voordat je een opdracht hebt aangenomen, hebben jij en je opdrachtgever (als het goed is) een prijsafspraak gemaakt. Wellicht was dit in de vorm van een offerte, of is er een e-mailwisseling geweest over de inhoud van de opdracht en de vergoeding daarvoor. Zoek deze gegevens erbij en zorg dat de gegevens op je offerte overkomen met die op je factuur.

    Zet in je factuur de diverse geleverde diensten/goederen en daarachter het verschuldigde bedrag.
    Als ik (freelance journalist) een factuur stuur naar een uitgeverij waar ik maandelijks meerdere artikelen voor schrijf en daarop slechts vermeld ‘artikelen in de maand x’ plus het verschuldigde bedrag, dan kan ik zeker een telefoontje verwachten.
    Wees, net als in je offerte, ook in je factuur transparant.

    ! Heb je meer uren/werk in je opdracht gestoken dan is overeengekomen en heb je dit voortijdig aan je opdrachtgever gemeld, zet deze extra kosten dan ook (afzonderlijk) in je factuur.

  5. Verstuur je factuur

    Belangrijk is dat je je factuur zo snel mogelijk verstuurd, zodat de opdrachtgever de opdracht ook kan afronden. Heb je regelmatig meerdere opdrachten per maand bij dezelfde opdrachtgever, dan kan je ook afspreken om aan het einde van de maand te factureren.
    Wettelijk gezien moet een factuur worden verstuurd of overhandigd: ‘voor de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin de goederen of diensten zijn geleverd/verleend.’

    Je kunt je factuur per post of per e-mail versturen. Het voordeel van het versturen per e-mail is dat de opdrachtgever hem direct ontvangt. Doe dit alleen als de opdrachtgever heeft aangegeven hier geen problemen mee te hebben. Hij/zij zal de factuur namelijk zelf wel moeten uitprinten om in zijn boekhouding op te nemen. Kies je voor versturing per e-mail, stuur je factuur dan wel als een PDF-bestand. Dit oogt heel wat netter.

  6. Bewaar je factuur

    Facturen moeten, net als alle andere basisadministratie van je onderneming, zeven jaar bewaard worden.

Do's

  • De verschillende kosten exclusief BTW noemen. Noem eerst het subtotaal, daarna het verschuldigde BTW-bedrag en vervolgens het totale factuurbedrag (subtotaal + BTW)

Don'ts

  • BTW rekenen als je geen BTW-nummer hebt. Als freelancer is het een must om zeer gedegen je boekhouding bij te houden en niet stiekem te proberen om extra geld te verdienen. Het BTW-bedrag dat jij hebt ontvangen staat namelijk wel in de boekhouding van je opdrachtgever en zal bij controle aan het licht komen.

Bron

Meer uitleg

Hoedoeners in de spotlight
Marieke van Oosterhout
Lid sinds: 31 maart 2008
Aantal Hoedoes: 24
Noortje van Dorp
Lid sinds: 9 mei 2008
Aantal Hoedoes: 125
Petra Megens
Lid sinds: 9 juni 2008
Aantal Hoedoes: 17
Wil je ook schrijven voor Hoedoe?
Meld je aan!