Persoonlijke hulpmiddelen
Home » Werk & carrière » Werkplek » Hoe organiseer ik een effectieve vergadering?

Hoe organiseer ik een effectieve vergadering?

Document acties
  • Tijdshoeveelheid 1 uur
  • Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Het organiseren van een effectieve vergadering is niet altijd zo gemakkelijk. Er dient structuur te zijn en timemanagement is van groot belang. Na het lezen van dit artikel weet je hoe je een effectieve vergadering kunt organiseren.

Hoedoe door: Femke

Bekijk het profiel van Femke
Aantal Hoedoes: 29


Benodigdheden

  • Een inspirerende locatie
  • Een goede agenda
  • Eten en drinken
  • Activiteit(en)

Stappen

  1. Kies voor een bijzondere locatie

    Om het meeste uit je meeting te halen is het verstandig om te kiezen voor een inspirerende locatie. Ga even weg uit je eigen kantoor en kies voor een externe locatie, bijvoorbeeld in de buitenlucht, zodat iedereen echt even out of the box kan denken. Er zijn tal van websites waarop je originele vergaderlocaties kunt vinden.

  2. Maak een goede agenda

    Een effectieve vergadering valt of staat met een goede voorbereiding. Maak een agenda en houd je daar ook aan. Stuur de agenda van te voren op naar alle aanwezigen zodat ook zij zich kunnen voorbereiden.

  3. Eten en drinken

    Catering is belangrijk. Zeker als je een hele dag gaat vergaderen. Zorg voor voldoende ‘energizers’, koffie, thee en water. De lunch is uiteraard ook belangrijk. Zorg voor een lunch die nieuwe energie geeft en voorkom dat aanwezigen in een ‘after lunch dip’ terecht komen. Bietensap en avocadosalade zijn tegenwoordig populaire ‘brainfoods’.

  4. Plan een activiteit

    De hele dag in één ruimte zitten doet wat met je concentratie. Je kunt onmogelijk de hele dag scherp en gefocust blijven. Plan daarom ook zeker een activiteit gedurende de dag. Ga even naar buiten en doe iets actiefs. Denk aan schapendrijven, schermen of boogschieten. Maar ook een wandelingetje in de omgeving kan al effectief zijn en zorgt ervoor dat iedereen met hernieuwde energie en ideeën aan tafel schuift.

Do's

  • Kies voor een inspirerende vergaderlocatie
  • Bereid je vergadering goed voor
  • Zorg voor voldoende ‘brainfood’
  • Plan een activiteit om de dag te breken

Don'ts

  • Blijf niet op je eigen kantoor
  • Kom niet onvoorbereid naar een vergadering
  • Voorkom dat er een ongezonde of vette lunch wordt geserveerd
  • Blijf niet de hele dag binnen zitten

Bron

Hoedoeners in de spotlight
Erik Weijers
Lid sinds: 26 maart 2008
Aantal Hoedoes: 42
Noortje van Dorp
Lid sinds: 9 mei 2008
Aantal Hoedoes: 125
Cindy Kamstra
Lid sinds: 18 juni 2008
Aantal Hoedoes: 86
Wil je ook schrijven voor Hoedoe?
Meld je aan!