Hoe organiseer ik een wandelvierdaagse
Document acties
- Tijdshoeveelheid 180 dagen
- Moeilijkheidsgraad: uitdagend
Benodigdheden
- Pen en papier
- Computer met internet
- Topografische kaart(en)
- Wandelschoenen
- Evenementenvergunning
- Vrijwilligers
Stappen
-
Brainstorm over de vierdaagse
Voordat je aan de slag gaat, moet je eerst een goed idee hebben van wat je eigenlijk wilt neerzetten. Is de vierdaagse een sponsortocht en gaat de opbrengst naar een goed doel? Is het een historische tocht langs alle mooie historische plekken in de omgeving? Wat is een pakkende naam voor de vierdaagse? En hoeveel deelnemers verwacht je te trekken?
Prik ook een geschikte datum door in ieder geval te controleren of op die dagen geen ander evenement in jouw gemeente plaatsvindt.
Zet alles op papier. Je kunt het goed gebruiken bij de vergunningaanvraag (zie stap 3). -
Zet de route uit
Ook het (globaal) uitzetten van de route is verstandig voor de vergunning-aanvraag. Bekijk eerst eens op een topografische kaart (of online op bijvoorbeeld Google Maps) wat een mooie route zou zijn (of verschillende routes als de deelnemers diverse afstanden kunnen lopen). Loop de route(s) vervolgens zelf nog na om te controleren of de tocht aan alle verwachtingen voldoet. Zijn bijvoorbeeld alle wegen begaanbaar? Is de route veilig? Etc.
Is de route naar wens? Teken hem dan online in op bijvoorbeeld Afstandmeten.nl. Heb je direct ook een goed idee van de te lopen afstanden. -
Dien een aanvraag voor een vergunning in
De regels voor het aanvragen van een vergunning zijn per gemeente verschillend. Neem contact op met jouw eigen gemeente om meer informatie aan te vragen over de procedure. Wat moet je bijvoorbeeld allemaal invullen? Moeten er nog speciale documenten worden bijgevoegd.
Houd er rekening mee dat er behoorlijk wat tijd kan zitten tussen de aanvraag en de behandeling. In grote steden als Amsterdam en Utrecht moet je bijvoorbeeld minimaal twaalf weken van te voren de aanvraag indienen.
-
Promoot je wandeltocht
Je wandelvierdaagse kan nooit een succes worden zonder deelnemers. Begin daarom vroegtijdig met het aankondigen van het evenement. Dit kan o.a. via de lokale en regionale media (bijvoorbeeld met een persbericht), op een eigen website en door de vierdaagse aan te melden op wandelsites. Heb je een ruim budget, dan kun je ook flyers en posters laten drukken die je kunt (laten) verspreiden.
-
Schrijf deelnemers in
Om een goede inschatting te kunnen maken van het aantal deelnemers, kun je een inschrijving voor aanvang van het evenement verplicht stellen. Op die manier kun je ook een goede inschatting maken van het benodigde (vrijwillige) personeel. Heb je een eigen website, dan kun je online een aanmeldingsformulier aanmaken. Is je budget niet zo groot, dan kun je ook een gratis mailadres aanmaken. Bepaal van te voren wat je van de deelnemers wilt weten.
-
Schakel personeel in
Met de gemeente kun je overleggen of je eventueel politiebegeleiding/evenementenbegeleiding nodig hebt. Verder kun je denken aan verkeersbegeleiders (bij oversteekplaatsen), ehbo (Rode Kruis), mensen die helpen met het uitdelen van de deelnemerspassen, vrijwilligers die stempelen etc. Al met al een hoop mensen die voor jou in touw komen. Door middel van walkietalkies kun je eenvoudig contact met elkaar houden.
! Tip: zorg voor een assistent die je de makkelijke klusjes tijdens het evenement uit handen neemt.
! Tip: Neem contact op met de plaatselijke vrijwilligerscentrale. Wellicht willen zij wel een handje helpen.
Succes (en vergeet de blarenpleisters niet)!
Do's
- Een evenementenverzekering afsluiten. Deze verzekert je tegen hoge kosten van bijvoorbeeld een ongeval of een beschadiging.
Don'ts
- Het evenement op eigen naam organiseren. Richt liever bijvoorbeeld een vereniging op, zo ben je niet persoonlijk aansprakelijk.
