Hoe voer ik een functioneringsgesprek

Hoedoe door: Adine Faber-Versluis

Bekijk het profiel van Adine Faber-Versluis
Aantal Hoedoes: 468

Benodigdheden

• Agenda

Stappen

1. Bereid je goed voor

   Voor het slagen van een functioneringsgesprek is een goede voorbereiding essentieel. Voor de leidinggevende of werkgever betekent dit:
   
   

   • De werknemer tijdig uitnodigen en het doel van het gesprek uitleggen
   • Een agenda opstellen en die overleggen
   • Voor jezelf een beeld op papier zetten van het functioneren van de medewerker, met een aantal concrete (positieve/negatieve) voorbeelden

    

   Ben je werknemer? Dan kun je je voorbereiden door zelf agendapunten in te dienen en voor jezelf een concreet beeld op papier te zetten van je functioneren. Koppel hier ook praktijkvoorbeelden aan, zodat je makkelijk kunt verduidelijken wat je bedoelt.

2. Open het gesprek

   Als het eenmaal zover is, is het belangrijk een gestructureerd, opbouwend gesprek te voeren. Als werkgever of leidinggevende kun je eventueel nog een keer het doel van het gesprek vertellen. Loop daarna samen de agenda door en geef aan hoeveel tijd je hier ongeveer mee kwijt zult zijn. Hier is ook ruimte om eventueel nog extra agendapunten aan te brengen en in te plannen.

3. Doorloop de agendapunten

   De agenda is de leidraad van het gesprek. Doorloop één voor één de agendapunten, maar probeer wel concreet en to-the-point te blijven. Heel lang uitwijden over relatief onbelangrijke zaken is niet handig. Voorbeelden van agendapunten kunnen zijn:

   • Functioneren in het algemeen, belangrijk hierin is de taakomschrijving van de werknemer
   • Functioneren in de groep; wordt er goed samengewerkt, klikt het op sociaal vlak, enz.
   • Vooruitgang; is er sprake van vooruitgang en in hoeverre is dat wel of niet noodzakelijk? Lees hiervoor ook oude verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken door
     
   • Werkbelevenis; bevalt het werk, valt het mee of tegen, wat zijn dingen die mogelijk anders kunnen of moeten?
   • Toekomst; waar wil je als werknemer heen, welke ruimte is er binnen het bedrijf voor je?
     

4. Wees eerlijk

   Voor werkgevers en leidinggevenden is de verleiding vaak groot om kritiek wat te verzachten, zodat het niet zo hard aankomt. Dan is het echter ook niet altijd duidelijk en kunnen er frustraties ontstaan. Wees daarom eerlijk en geef de kritiek die je hebt op een duidelijke en zakelijke manier. Gebruik bij voorkeur een voorbeeld, zodat je zeker weet dat je boodschap overkomt.

   Ook voor werknemers is het belangrijk om eerlijk te zijn. Geef duidelijk aan wat je eventuele problemen zijn, maar probeer wel te bedenken in welke mate iets essentieel is voor jouw functioneren. Zaken afschuiven op iets of iemand anders pakt vaak verkeerd uit.

5. Maak duidelijke afspraken

   Dat een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek is, wil niet zeggen dat er geen harde afspraken gemaakt moeten worden. Daar leent dit gesprek zich juist voor. Die afspraken kunnen namelijk tijdens het beoordelingsgesprek geëvalueerd worden, waarna bijvoorbeeld een salarisverhoging besproken kan worden.

   Maak dus altijd duidelijke afspraken na een functioneringsgesprek en formuleer SMART-doelen. Zet ze op papier en zorg ervoor dat je allebei een kopietje hebt.

6. Rond het gesprek goed af

   Als zowel de werkgever of leidinggevende als de werknemer hun punten naar voren hebben kunnen brengen en de punten allemaal besproken zijn, kan het gesprek afgerond worden. Doe dit door de doelen nogmaals samen te vatten en eventueel gemaakte afspraken na te lopen. Het is belangrijk om ook even te vragen of de werknemer het gevoel heeft gehad alles te hebben kunnen bespreken. Soms is er (van een van beide kanten) behoefte aan een vervolggesprek. Als dat het geval is, plan het dan direct in. Plan altijd een vervolggesprek in als dit gesprek erg emotioneel was.

Do's

• Houd je aan de agenda
• Geef de ander ook de kans om te praten
• Maak duidelijke afspraken en zet die op schrift
• Bedenk voor jezelf wat je uit het gesprek wilt halen en houd dat voor ogen. Dat is je doel en staat dus centraal

Don'ts

• Gebruik het gesprek niet om je ongenoegen te uiten over kleine dingen; de grote lijnen zijn belangrijk én de toekomst
• Gooi niet alle kritiek er in één keer uit, maar wissel negatieve dingen af met positieve dingen

Bron